МВД России осуществляет архивное хранение документов, образовавшихся в деятельности правоохранительных органов РСФСР, СССР и Российской Федерации, в том числе формирование и ведение учета лиц, привлеченных к уголовной ответственности, осужденных и реабилитированных.

Нормативными актами определены сроки хранения соответствующих учетных документов, в которых отражаются возраст осужденного (реабилитированного) лица, категория совершенного им преступления, вид назначенного наказания и другая информация.

Учетные документы на лиц, подвергнувшихся уголовному преследованию за совершение преступлений, относящихся (ранее относившихся) к государственным, а равно на реабилитированных данной категории, хранятся в оперативно-справочной картотеке постоянно.

Срок хранения учетных документов на лиц, осужденных (реабилитированных) за иные   преступления, может быть продлен в случаях, если эти документы имеют научно-историческое значение.

Изымаемые из бумажной картотеки (актуальной базы данных) по истечении сроков хранения алфавитные карточки в обязательном порядке переводятся в электронный вид, что обеспечивает их постоянное хранение.